Marzo 2014

Introducción

Capítulo I. ASPECTOS GENERALES

1.1. Derecho de habeas data 1.2. OBJETO. 1.3. AMBITO DE APLICACIÓN. 1.4. ALCANCE. 1.5. DEFINICIONES.

Capítulo II. PRINCIPIOS RECTORES.

2.1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 2.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD. 2.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD. 2.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD. 2.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA. 2.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA. 2.7 PRINCIPIO DE SEGURIDAD. 2.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD. 2.9. PRINCIPIO DE NECESIDAD Y PROPORCIONALIDAD. 2.10. PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD O CADUCIDAD. 2.11. INTERPRETACION INTEGRAL DE LOS DERECHOS CONSTITUCIONALES.

Capítulo III. DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS.

3.1. DERECHOS DE LOS TITULARES. 3.2. AUTORIZACION. 3.3. IDENTIFICACION DE LAS BASES DE DATOS. 3.4. FINALIDAD. 3.5. VIGENCIA. 3.6. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACION.

Capítulo IV. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

4.1. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE. 4.2. DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO. 4.3. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.

Capítulo V. PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

5.1. CONSULTAS. 5.2. RECLAMOS. 5.3. QUEJAS ANTES LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. 5.3. QUEJAS ANTES LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. 5.4. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. 5.5. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO. 5.6. CONSIDERACIONES FINALES.

Introducción

ULTRABOX S.A es una compañía prestadora del servicio de alquiler de casilleros en las ciudades de Miami y Madrid. Así mismo, ofrece a sus clientes el servicio de transporte y nacionalización de las mercancías y documentos recibidos en el casillero, los cuales son remitidos con seguridad a la dirección de correspondencia ubicada en Colombia, con el apoyo de empresas especializadas en el manejo de mensajería y aduanas.

Para el desarrollo de su objeto social, ULTRABOX S.A recaba la información personal necesaria para el cumplimiento de las obligaciones propias del servicio contratado. Dicha información se solicita en el formulario de registro ubicado en el portal web, el cual debe ser diligenciado por el cliente cuando desea adquirir el servicio de casillero.

Adicionalmente y con el fin de comercializar su producto, ULTRABOX S.A ha desarrollado alianzas con otras empresas, entre ellas entidades del sector bancario, cuyo objeto es permitir que el servicio de casilleros en el exterior sea ofrecido en las páginas web de las compañías aliadas y de éste modo lograr que los clientes y visitantes de los portales de los aliados conozcan el servicio prestado por la compañía y si desean obtenerlo, podrán ser direccionados al formulario de registro estableciendo así un vínculo directo entre el cliente y ULTRABOX.

Ahora bien, ULTRABOX S.A cuenta con un eficiente equipo de trabajadores que hacen posible la prestación del servicio y la adecuada gestión administrativa de la empresa. Así las cosas, los datos personales consignados en la hoja de vida de los empleados son administrados por la compañía para los efectos propios de la relación laboral.

Y finalmente, para los servicios de mensajería en Madrid, Miami y las ciudades de destino ubicadas en Colombia, así como para los trámites de nacionalización de los envíos remitidos desde el casillero, ULTRABOX S.A cuenta con el apoyo de proveedores que hacen posible que los clientes reciban satisfactoriamente sus productos y documentos. Entre los proveedores se encuentran empresas especializadas, así como personas naturales, cuya información personal es administrada por ULTRABOX con el fin de cumplir las obligaciones derivadas de la relación contractual.

Por lo anterior y como quiera que la compañía ULTRABOX S.A recaba, administra, almacena y conserva información personal, ha desarrollado la presente Política de Protección de Datos Personales encaminada a tratar adecuada y respetuosamente los datos personales que obtiene, y así cumplir a cabalidad la normatividad que regula la protección de datos personales en Colombia.

Capítulo I

Aspectos generales

1.1. Derecho de habeas data

El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos o excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.

Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991 hasta el año 2008, en el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data, que regula lo que se ha denominado como el “hábeas data financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular. Esta Ley Especial considera como Titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas.

Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 “General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que cualquier Titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo ha sido recolectado en cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas. Cabe precisar que bajo esta Ley General, la calidad de Titular de información la tienen únicamente las personas naturales. Excepcionalmente, en situaciones especiales previstas por la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, podría llegar a serlo la persona jurídica.

1.2. OBJETO.

La Política y los procedimientos previstos en este Manual buscan desarrollar de manera suficiente el derecho constitucional de Hábeas Data que tienen todas las personas respecto de las cuales ULTRABOX S.A haya recogido, administre o conserve información de carácter personal.

1.3. AMBITO DE APLICACIÓN.

La Política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de ULTRABOX S.A, quien actuará en calidad de Responsable del Tratamiento de dicha información, en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Así mismo, la política será aplicable cuando el Tratamiento de los datos se efectúe en territorio colombiano. Así como, cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento no resida en Colombia pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana.

1.4. ALCANCE.

Todos los funcionarios de ULTRABOX S.A quedan cubiertos bajo esta política. La compañía adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación requeridas, para que las áreas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración de datos personales, conozcan la nueva Ley y las disposiciones adoptadas por la empresa para asegurar su cumplimiento.

Así mismo, a los Aliados Comerciales, Proveedores y Contratistas de ULTRABOX S.A que tengan acceso a los datos personales de Titulares que los hayan suministrado a ULTRABOX S.A, se les exigirá el cumplimiento de la Ley y de esta Política.

1.5. DEFINICIONES.

Con el fin de que los destinatarios de esta política tengan claridad sobre los términos utilizados a lo largo de la misma, a continuación, se incluyen las definiciones que trae la Ley General, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley Especial.

• Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Clasificación de los datos bajo la Ley Especial: Privados, semiprivados y públicos.

El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. El dato semiprivado es aquel que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la Ley Especial.

El dato público es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con la Ley Especial. La Ley Especial incluyó como ejemplo de este tipo de datos los relativos al estado civil de las personas, los que consten en documentos públicos y en sentencias ejecutoriadas.

• Clasificación de los datos bajo la Ley General: públicos, semiprivados, privados y sensibles.

La definición de dato privado y semiprivado es idéntica a la que trae la Ley Especial.

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

El dato público en ambas leyes ha sido definido de manera residual, como aquel que no es semiprivado, privado o sensible.

Por su parte, la Ley General en su decreto reglamentario, adicionó a los ejemplos ya mencionados por la Ley Especial, los referidos a la profesión u oficio, a la calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Así mismo, señaló que estos datos por su naturaleza pueden estar contenidos en registros públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación.

Capítulo II

Principios

Es un compromiso de ULTRABOX S.A el entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la Ley General. A continuación, se relacionan los principios contenidos en la Ley General y en el Decreto Reglamentario:

2.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos

El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

2.2. Principio de finalidad

El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

2.3. Principio de libertad

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

2.4. Principio de veracidad o calidad

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

2.5. Principio de transparencia:

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

2.6. Principio de acceso y circulación restringida:

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

2.7.Principio de seguridad

La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

2.8. Principio de confidencialidad:

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma;

2.9. Necesidad y proporcionalidad

Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados;

2.10. Temporalidad o caducidad

El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado;

2.11. Interpretación integral de derechos constitucionales

La Ley 1581 de 2012 se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.

ULTRABOX S.A, en desarrollo del principio de legalidad, velará porque los datos sean adquiridos, tratados y administrados de manera lícita. Esto es, que en desarrollo de su objeto social, consistente en la prestación del servicio de alquiler de casilleros en el exterior y remisión de las mercancías y documentos allí recibidos con destino a la dirección del cliente ubicada en Colombia, recabará los datos que sean estrictamente necesarios para el desarrollo de dicha actividad.

Así mismo, actuando en su calidad de Responsable de los datos personales que recaba, informará a los Titulares de manera clara, suficiente y previa acerca de la o las finalidades de la información a ser suministrada. En el evento en que la finalidad cambie o se modifique de tal manera que el Titular de manera razonable no lo espere, le informará a éste de manera previa, con el fin de obtener de su consentimiento para ésta nueva finalidad.

En desarrollo del principio de razonabilidad y proporcionalidad, recaudará los datos que sean estrictamente necesarios para llevar a cabo las finalidades perseguidas y los conservará por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad con que se han registrado.

Igualmente, respetará la libertad que tiene el Titular para autorizar o no el uso de sus datos personales, y en consecuencia, los mecanismos que utilicen para obtener el consentimiento le permitirán al Titular manifestar de manera inequívoca que otorga tal autorización.

Informará al Titular acerca del Tratamiento que le dará a sus datos, de tal manera que para éste sea claro que si su voluntad es contratar el servicio ofrecido, deberá aportar la información que se solicita en el formulario de registro.

CAPÍTULO III

DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

3.1. DERECHOS DE LOS TITULARES.

1. Dirigirse a ULTRABOX S.A, a través de los canales establecidos por ésta, los cuales se indican en el Aviso de Privacidad, que se adjunta como anexo del presente Manual, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ULTRABOX S.A salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el Tratamiento que se está realizando no lo requiera;
3. Ser informado por ULTRABOX S.A, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por éstas, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y sus decretos reglamentarios; para lo cual deberá haberse surtido de manera previa el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.
5. Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por la Compañía, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ULTRABOX S.A a través de su Aviso de Privacidad (Anexo 1 de este Manual), informará acerca de los canales y procedimientos previstos para que el Titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

3.2. AUTORIZACION

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para efectuar el Tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. Datos de naturaleza pública;
3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En el evento en que ULTRABOX S.A se encuentre frente a alguna de estas situaciones, lo dejará claramente revelado y en todo caso cumplirá con las demás disposiciones contenidas en la Ley.

3.2. AUTORIZACION

ULTRABOX S.A ha identificado las siguientes bases de datos:

• De Clientes Actuales.
• De Clientes antiguos sin relación comercial vigente.
• De Proveedores persona natural.
• De Candidatos a proveedores personal natural.
• De Ex proveedores persona natural.
• De Empleados.
• De candidatos a empleados.
• De Ex empleados.

3.4. FINALIDAD.

Se han identificado las finalidades del Tratamiento de cada una de las bases de datos mencionadas, y en particular:

• De Clientes Actuales.

La información de los clientes es obtenida a través del formulario de registro que se presenta en el Portal Web de ULTRABOX S.A. el cual puede ser accedido directamente por el Titular o a través del link dispuesto en las páginas web de los aliados. Si bien en la página de los aliados se hace referencia al servicio de casilleros en el exterior y envío de la mercancía y documentos, los usuarios que deseen obtener el servicio son remitidos al formulario de ingreso el cual está ubicado directamente en el servidor de la compañía.

El sitio web de ULTRABOX S.A es operado por la empresa LIMINAL, especializada en instalación y personalización de Web Help Desk. Los datos personales que allí se alojen son recibidos por ULTRABOX en calidad de Responsable S.A. para los fines pertinentes.

El Tratamiento de la información contenida en bases de datos de clientes actuales tiene como finalidad la debida prestación del servicio contratado con ULTRABOX S.A.

Los datos de contacto de los clientes también podrán ser utilizados para comunicar información propia del desarrollo de la relación contractual, por ejemplo, informar acerca del estado de pagos y advertir sobre irregularidades o restricciones de la mercancía recibida en el casillero, entre otras.

• De Clientes antiguos sin relación comercial vigente.

La información de clientes cuyo contrato no se encuentra vigente, será conservada por un periodo de cinco (5) años contabilizados desde la terminación del vínculo. Lo anterior, con el fin de conservar la información relativa al cumplimiento de las obligaciones generadas en el contrato para los efectos legales pertinentes.

Así mismo, los datos de contacto de los ex clientes podrán ser utilizados para informarles acerca de nuevos servicios desarrollados por la compañía que puedan resultar de su interés y de este modo incentivar la creación de un nuevo vínculo contractual.

• De Proveedores persona natural.

Los datos de los proveedores se utilizan para los fines propios de la relación contractual establecida con éstos y para el consecuente cumplimiento de las obligaciones que se generan a partir de dicha relación.

Por lo anterior, dichos datos son administrados por las áreas administrativa y contable de la Compañía, a través del software contable denominado SISTEMATIZAR. Así mismo, la información personal de proveedores que sean personas naturales y que reposa en soportes físicos es almacenada bajo llave, en el área administrativa.

• De candidatos a proveedores persona natural.

Los datos de proveedores persona natural que sean obtenidos en los procesos de selección de proveedores permiten conocer la idoneidad y la experiencia del proveedor en la prestación del servicio requerido, lo cual le permite a ULTRABOX S.A tomar una decisión informada acerca del proveedor elegido.

Una vez finaliza el proceso de selección, el proveedor seleccionado adquiere la calidad de proveedor actual y el Tratamiento de sus datos se realizará de conformidad con la finalidad expuesta en el acápite anterior.

Ahora bien, los datos de los candidatos a proveedores que no fueron seleccionados son conservados por el término de tres (3) años con el fin de poder contactarlo en el evento en que su perfil se enmarque dentro de las necesidades actuales de la Compañía o para una nueva convocatoria.

• De Ex proveedores persona natural.

La información personal de los proveedores persona natural, cuyo vínculo con ULTRABOX S.A ya ha finalizado, será conservada por diez (10) años contabilizados desde la terminación del contrato. Esta información se conserva a manera de registro del cumplimiento de las obligaciones contraídas, para todos los efectos legales que se requieran, así como para tener los soportes necesarios que permitan emitir las referencias que sobre los proveedores se soliciten a la Compañía.

• De Empleados.

El Tratamiento de la base de datos de empleados tiene como finalidad exclusiva el adecuado desarrollo de la relación laboral y el cumplimiento de las obligaciones que de la misma se derivan.

Para ello, los datos personales de empleados son administrados por el área administrativa y contable a través del sistema contable denominado SISTEMATIZAR. Así mismo, la información personal los trabajadores que reposa en soportes físicos es almacenada bajo llave, en el área administrativa.

• De candidatos a empleados.

La base de datos de candidatos en proceso de selección recoge la información proveniente de las hojas de vida, certificaciones y referencias personales de quienes se presentan a procesos de selección. A partir de dicha información, ULTRABOX S.A busca identificar los candidatos más idóneos para ser vinculados.

Una vez el proceso de selección finalice, la información de los candidatos que no fueron vinculados será conservada por tres (3) años con el fin de poder contactarlos en el evento en que su perfil se adecúe a una nueva vacante.

• De Ex empleados.

La información de los Titulares cuya vinculación laboral con ULTRABOX S.A haya finalizado, será conservada, si no existe un término legal de conservación superior establecido, esta información será conservada por un término de diez (10) años, con el fin de atender las inquietudes que se puedan generar a partir de la relación contractual que existió y las obligaciones que se cumplieron en virtud de tal contrato laboral. El registro de dicha información permite tener a disposición de las autoridades, o del mismo Titular, su información durante el término establecido en la ley laboral.

3.5. VIGENCIA.

Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad; de caducidad y temporalidad y con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de documentos.

3.6. CANALES DE COMUNICACIÓN CON LOS TITULARES.

ULTRABOX S.A establece como canales de comunicación con los Titulares el correo electrónico servicioalcliente@ultrabox.com; y la línea telefónica 4864737

CAPITULO IV

DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

4.1. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de en qué situaciones actúan ULTRABOX S.A en calidad de RESPONSABLE, a continuación se define este término: RESPONSABLE: La Ley General lo define como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Ahora bien, de conformidad con la Sentencia C-748 de 2011, es “el que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y Usuario”. Pudiendo poner los datos en circulación o utilizarlos de cierta manera.

Una vez descrito el término Responsable de la Información, a continuación se exponen las medidas que adoptará ULTRABOX S.A en cumplimiento de los deberes que asume en tal calidad:

• La compañía solicitará consentimiento informado a los Titulares de la información para la recolección y tratamiento de sus datos. Para ello, informará acerca de la finalidad de la recolección tanto en el formato que se utilice para obtener la autorización, como en el Aviso de Privacidad, permitiendo que el Titular tenga pleno conocimiento sobre el Tratamiento que se le dará a sus datos.
  
  Las autorizaciones emitidas por los Titulares serán conservadas de manera que se garantice su consulta posterior.
• ULTRABOX S.A respetará y velará por el pleno ejercicio del derecho de habeas data de los Titulares. Para tal fin, indicará en el Aviso de Privacidad, disponible para su consulta en página web http://www.ultrabox.com.co, los derechos que le asisten a los Titulares de la información.
• El área de Servicio al Cliente de la Compañía tramitará las consultas y reclamos relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales, elevadas por los Titulares a través de los canales de atención establecidos en el Num. 3.6 de este Manual. No obstante, en el evento en que la consulta o reclamo lo amerite, el Área de Servicio al Cliente podrá remitirlo al Área de Gerencia Administrativa, a fin de que el reclamo o la consulta en cuestión sea atendida por ésta última área.
  
  En todo caso el trámite de consultas y reclamos se realizará de conformidad con lo establecido en el Título V de la Ley General de Protección de Datos Personales.
• Las instrucciones y requerimientos formulados por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales, serán recibidos y gestionados por el área de Gerencia Administrativa, encargada del seguimiento de la adopción y cumplimiento de estas políticas.
• En lo concerniente al deber de seguridad sobre la Información, conviene señalar que la información administrada por ULTRABOX S.A cuenta con las medidas de seguridad y confidencialidad, tanto físicas como electrónicas, que requiere el tipo de datos que administra. Lo anterior con la finalidad de impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado de la información.
  
  En el evento en el que se presenten incidentes de seguridad que puedan poner en riesgo la información de los Titulares, se tendrá que informar a la Superintendencia de Industria y Comercio, con base en los procesos de seguridad y manejo de incidentes desarrollados internamente por la Compañía, los cuales se encuentran debidamente documentados.
• En relación con la información que ULTRABOX S.A da a conocer a los proveedores de los servicios de mensajería y manejo de aduanas, quienes actúan en calidad de Encargados de la información, la Compañía garantizará que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible. Así mismo, se le hará saber al Encargado cuando la información suministrada se encuentre en trámite de reclamo o sea objeto de discusión judicial.
  
  Conviene anotar que la colaboración efectiva de los Titulares respecto de la actualización de su información será fundamental para el cumplimiento óptimo del deber de informar al Encargado acerca de todas las novedades respecto de los datos que le hayan sido suministrados.
• Adicionalmente, los contratos que se celebren con los Encargados del Tratamiento incorporarán previsiones tendientes a procurar el uso actualizado y adecuado de la información.

4.2. DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de en qué situaciones ULTRABOX S.A podría actuar en calidad de Encargado del Tratamiento, a continuación se define este término: ENCARGADO: La ley señala que es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

En atención a que la mayoría de las obligaciones establecidas en la calidad de Encargado coinciden con las señaladas en la calidad de Responsable, solamente se hará referencia expresa en este numeral a los deberes adicionales que asumiría ULTRABOX S.A en calidad de Encargado y que no quedaron listadas en el Numeral 4.1. de éste Instructivo:

• Habilitar canales eficientes que permitan que las actualizaciones de la información realizadas por el Responsable se reciban y tramiten en el término de cinco (5) días hábiles previsto en la Ley. Estos estarán referidos a un correo electrónico y al contacto telefónico generado desde el Área competente.
• Cuando exista información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberán impartir las instrucciones correspondientes por parte de la Gerencia Administrativa con el fin de que ésta no sea circulada.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la Ley para ello. Para estos efectos se establecerán de manera clara los requisitos que deben cumplir las Autoridades Judiciales y Administrativas que soliciten este tipo de información, los cuales estarán referidos a la identificación clara de las funciones, en virtud de las cuales se efectúa el requerimiento y el número asignado a la investigación que se adelanta; así como los que deben cumplir los Titulares, apoderados o causahabientes, en particular la manera de acreditar su calidad y los soportes que se requieran.

4.3. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.

ULTRABOX S.A cuenta con medidas de seguridad de la información suficientes, las cuales son auditadas por la firma externa ERNST & YOUNG.

Entre las medidas que la Compañía ha adoptado para efectos de garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, se encuentran aquellas que permiten cumplir con las exigencias establecidas a los aliados comerciales por parte de la Superintendencia Financiera contenidas en las Circulares 052 de 2007 y 042 de 2012, entre otras el uso de perfiles y contraseñas de acceso por parte de los funcionarios, las cuales tienen un término de expiración y se conserva el historial de las mismas. Así como también, sistemas de bloqueo de acceso a la información en los casos de ingreso erróneo de la contraseña de seguridad.

Por otra parte, se ha establecido que en los contratos celebrados con los Encargados se incluyan cláusulas que señalen de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.

Capítulo V

PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

5.1. CONSULTAS.

En desarrollo del artículo 14 de la Ley General denominado “Consultas”, ULTRABOX S.A ha habilitado el canal telefónico y el de recepción de comunicaciones escritas para atender las consultas presentadas por sus Titulares o causahabientes.

Los Titulares deberán acreditar su identidad allegando fotocopia escaneada de su documento de identidad cuando se trate de solicitudes remitidas al correo electrónico servicioalcliente@ultrabox.com ; y cuando se trate de consultas presentadas a través de la línea telefónica 4864737, el Titular deberá responder algunas preguntas que permitan validar su identidad.

Por su parte, los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura donde se de apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.

Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.

Una vez la Compañía reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales atrás señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si encontraré alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.

Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.

En el evento en que ULTRABOX S.A considere que requiere de un tiempo mayor para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

5.2. RECLAMOS.

Atendiendo a lo previsto en el Art.15 de la Ley General, denominado “Reclamos”, en el evento en que el Titular presente un reclamo, con el fin de que la información recogida en la base de datos sea corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta incumplimiento de esta Ley, ULTRABOX S.A validará que el reclamo esté acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica, y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no subsana las fallas presentadas e informadas por ULTRABOX S.A, dentro de los dos (2) meses siguientes, se entenderá que aquel ha desistido del reclamo.

Una vez se reciba el reclamo completo se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles. Igual procedimiento se seguirá para insertar la leyenda de “Información en Discusión Judicial”

El reclamo debe ser atendido en un término máximo de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Área de Servicio al Cliente será la responsable de atender los reclamos de manera oportuna y completa. No obstante, en los casos en que el reclamo lo amerite, será remitido internamente a la Gerencia para emitir la respuesta.

5.3. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo expuesto, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a formular una queja.

5.4. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

El Área de Gerencia Administrativa será la encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con la protección de datos personales y garantizará que todos los aspectos señalados queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la ley se cumplan a cabalidad.

5.5. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

Esta Política de Tratamiento de la información se publicó en la página web el día________ .El personal de ULTRABOX S.A especialmente expuesto al Tratamiento de datos personales fue informado de estas disposiciones de manera previa a su publicación.

5.6 CONSIDERACIONES FINALES:

Estas políticas fueron concebidas con el fin de cumplir con las normas expedidas en Colombia sobre Protección de Datos Personales, y de contribuir a la generación de una cultura que garantice el uso adecuado y razonable de dicha información. El Manual estará a disposición de los Titulares en la página web http://www.ultrabox.com.co